Personvern

GDPR

Personvernerklæring for Landbrukstjenester Østfold.

 

Ditt personvern er viktig for Landbrukstjenester Østfold, og vår behandling av personopplysninger skal følge reglene i GDPR.

Personvernerklæringen gir nyttig informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor de samles inn og hvordan vi bruker dem. Erklæringen informerer også om rettigheter til å kreve innsyn og rettighet til å kreve sletting.

 

Informasjon om bedriften:

Samvirkebedriften Landbrukstjenester Østfold SA er IKKE en produksjonsbedrift og heller ikke en bedrift som driver handelsvirksomhet.

Landbrukstjenester Østfold SA er et foretak eid av bønder i Østfold. Vi tilbyr våre eiere ( og andre ) arbeidskraft i form av avløsere, fjørfeplukkere og andre yrker vi finner naturlig. Hos våre eiere lagrer vi navn, adresse, mail-adr, org.nr. og eventuelt kontonummer. Våre eiere, som er landbruksforetak, er IKKE fysiske personer. Juridiske personer med organisasjonsnummer er derfor utenfor personvernforordningens område.

 

Behandlingsansvarlig:

Det er daglig leder i Landbrukstjenester Østfold SA, Hans Nummestad, som har ansvar for at bedriften opptrer i samsvar med reglene for behandling av personopplysninger. Mailadresse er hans.nummestad@n-lt.no og telefonnummer er 69223555.

Lovens virkeområde §2:

-Gjelder ved helt eller delvis automatisert behandling av personopplysninger og ved ikke-automatisert behandling av personopplysninger som inngår i eller skal inngå i et register. Loven og personvernforordningen gjelder ikke når annet er bestemt i eller med hjemmel i lov.

 

Hvem bruker opplysningene:

Tilgang til og bruk av dine personopplysninger er begrenset til administrasjonen i Landbrukstjenester Østfold. Dette er nødvendig for at vi skal kunne utføre vårt daglige arbeid. Vår paraplyorganisasjon Norske Landbrukstjenester har tilgang på personopplysninger, i den hensikt å hjelpe oss i administrasjonen med å utføre vårt daglige arbeid.

 

Integritet ( å ha moralsk ryggrad ) og Fortrolighet.

Ingen i Landbrukstjenester Østfold har lov til å utlevere personopplysninger, unntatt i de tilfeller der norsk lov krever det.

 

Lagring av personopplysninger:

Våre personopplysninger er lagret m/backup i nettskyen i Norge.

 

Hva er formålet med behandling av personopplysningene:                                                          

( §6 Personopplysninger som nevnt i personvernforordningen kan behandles når det er nødvendig for å gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter. )

  • Utlønning av ansatte. Navn, adresse, mail, tlf og kontonummer for overførsel av lønn og utsendelse av lønnsslipp. I tillegg krever skatteetaten at vi innberetter lønn mm. For å kunne gjøre dette, må vi også ha fødsels- og personnummer ( eller D-nummer fur utenlandsk arbeidskraft ). Vi oppbevarer sykemeldinger, OTP-info, fagforeningstrekk og -medlemskap, pålagte trekk, advarsler. Vanligst er det at ansatt gir oss de opplysninger vi trenger for å kunne utbetale lønn, skrive arbeidsavtale osv. Også oppdragsgiver ( medlem ) er bidragsyter for å gi oss tilstrekkelig med personopplysninger for at vi skal kunne utføre vårt arbeide.
  • Adresser brukes også for utsendelse av info om lønn/personal, regelendringer mm.
  • Adresser og SMS brukes også til å sende ut kursinvitasjon og inv. til sosiale arrangement.
  • Jobbsøkere kan sende oss søknad og sin CV. Ved samtykke, kan vi videresende CV til bønder med det formål å hjelpe personen å få arbeid. Her foretas det behandling av personopplysninger. Innkomne søknader og CV’er oppbevares i ett-1 år, om jobbsøker ikke har andre krav. Vår berettigede interesse går foran jobbsøkers interesse, basert på vårt behov for å bruke opplysninger for å vurdere søknader.
  • Tidligere ansatte. Behandling av personopplysninger på tidligere ansatte er basert på interesseavveining. Vår berettigede interesse går foran den tidligere ansatte sin interesse basert på vårt behov for å kunne dokumentere personalforhold også etter at arbeidsforholdet er avsluttet.
  • Medlemsopplysninger samles for at vi skal kunne fakturere de medlemmer som kjøper tjenester fra oss, og for at vi skal kunne sende ut informasjon om avløserordningene, kursinvitasjoner, fakturaer, årsoppgaver mm. Disse opplysningene får vi fra bonden selv, og evnt. fra Brønnøysundregistrene. Vår berettigede interesse går foran medlemmet sin interesse basert på de forpliktelser vi har i forbindelse med medlemskap.
  • Tillitsvalgte mottar honorar, og for å innberette lønn osv behandler vi samme personopplysninger på tillitsvalgte som på ansatte.
  • Kursdeltakere. Når vi arrangerer kurs, må vi behandle personopplysninger for deltakerliste, fakturering og for utdeling av sertifikat og bevis.

 

Utlevering av opplysninger:

  • Vi utleverer i utgangspunktet aldri personopplysninger til andre enn de opplysningene omhandler.
  • Unntak er Namsmannen (Politiet), Nav, Skatteoppkrever. Listen er ikke uttømmende. Her vil vi gi opplysninger når norsk lov krever dette.
  • Utover dette vil vi ikke dele/utlevere opplysninger med mindre det er etter samtykke med den enkelte.

 

Retten til informasjon.

Alle vi har samlet opplysninger om, har rett til ytterligere informasjon om bruken av sine personopplysninger.

 

Retten til innsyn og eventuelt korrigeringer.

Alle vi har samlet opplysninger om, har rett til innsyn. I Webtemp-programmet vårt, har både ansatte og medlemmer en fane i registeret som heter «Personvern». Her kan man få innsyn og be om at eventuelle feil rettes opp. 19.juni-18 ble det tegnet en databehandleravtale med Webtemp

 

Retten til sletting.

Alle vi har samlet opplysninger om, har rett til å kreve sletting.

Den ansatte som krever å bli slettet, må først vente til siste lønnsutbetaling, evnt utbetaling av opptjente feriepenger, -videre må man vente til det påfølgende kalenderåret da Skatteetaten krever at vi skal sende personoppsumeringsoppgave til alle ansatte som har mottatt ytelser. Videre må man vente til skattemyndigheter IKKE ber om ytterligere dokumentasjon på ytelser mm. Man har rett til å be om begrensning i behandling av opplysninger, samt rett til å protestere mot at opplysninger blir behandlet.

Man har rett til å trekke tilbake eventuelle samtykker.

Historikk av betydning for pliktig rapportering kan bli tatt vare på i minst 5 år.

Medlem ( eller andre ) som har hatt omsetning eller saldo hos oss, kan bli slettet året etter at skyldig saldo er innbetalt.

 

Definisjoner:

Personopplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødsels- og personnummer.         Sensitive personopplysninger: Medlemskap i fagforening, Helseopplysninger, Straffedommer.

 

Avviksbehandling:

Du kan utøve rettighetene dine ved personlig fremmøte på vårt kontor, eller ved å henvende seg til oss pr mail; hans.nummestad@n-lt.no Avvik skal meldes til Datatilsynet innen 72 timer og avviksrapport arkiveres.

Dersom du mener vi bruker personopplysninger i strid med lovverket, kan du klage til oss på mail; hans.nummestad@n-lt.no. I tillegg har du rett til å fremme klage til Datatilsynet på mail; post@datatilsynet.no

 

Markedsføring.

I Personvernforordningen skilles det mellom markedsføring og informasjon. Når vi sender ut invitasjon til kurs mm, kan dette bli oppfattet som markedsføring. Vi vil i disse tilfellene markedsføre uten samtykke. Etter konkrete vurderinger mener vi å ha en berettiget interesse i å markedsføre, som går foran den registrertes interresser.

 

Hjemmesider og Facebook:

Navn og bilder som publiseres: Enten er bildene av en slik karakter at man ikke kan gjenkjenne ansikter, eller så har vi innhentet samtykke. Navn benyttes når vi har samtykke.

 

Risikovurdering:

Vår vurdering er at vår bedrift som hverken har et kunderegister eller et register over personer i salgs- og markedsføringsøyemed, har lav risiko.

Våre eiere ( medlemmer ) er gårdbrukere, som ikke er fysiske personer. De er derfor ikke innenfor loven om GDPR.

Våre ansatte er vi pålagt av lovgiver å ha personopplysninger om. Våre data er lagret i nett-skyen i Norge. Vi har ikke handel eller annet med utenlandske aktører, og vi anser det som problemfritt at en del av våre ansatte er utenlandske statsborgere.

Da vi ikke behandler sensitive personopplysninger i stort omfang, er vi ikke pålagt personvernombud. Vi bruker Hult&Lillevik lønnsprogram, og Duett regnskapsprogram. For Webtemp finnes det en databehandleravtale.

 

 

Landbrukstjenester Østfold SA

v/ Hans Nummestad

09.08.2018